Поддержка этапов жизненного цикла документа

В системе поддерживаются все основные стадии жизненного цикла документа в организации:

·        Создание;

·        Согласование;

·        Утверждение;

·        Распространение;

·        Поддержка версий;

Для управления стадиями жизненного цикла документа используются его атрибуты: «статус документа», «дата модификации», «ФИО». В зависимости от потребностей организации для управления документами могут использоваться другие атрибуты.

Например, разработанный документ имеет статус «черновик», после согласования он получает статус «согласован», после утверждения – «утвержден», новая версия документа получит статус «изменен».

Для того, чтобы управлять обработкой документов, в системе используется механизм заданий. Руководитель может назначить задание, связанное с обработкой документа и назначить исполнение задания соответствующему сотруднику. Назначенный сотрудник получит документ и задание по электронной почте. Выполнив задание, сотрудник сообщит о результатах своему руководителю также по электронной почте. Кроме того, руководитель может видеть результаты работы сотрудника, анализируя изменения документа, сделанные сотрудником.

В соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001-2001 и ИСО/ТР 10013:2001, в системе обеспечивается управление версиями документов. Система автоматически следит за тем, чтобы доступными были только последние версии документов. При необходимости будут доступны предыдущие версии документов.

Распространение документов

В системе предусмотрено несколько способов распространения документов. Основным способом является публикация документов в электронную библиотеку. Электронная библиотека может быть размещена на корпоративном сайте организации, в локальной сети или на CD-диске.

Публикация документов на корпоративном сайте является наиболее предпочтительным способом распространения документов для крупных или распределенных организаций.

Рис. 3 Вид панели управления системы EQS.EMTool. Сортировка документов по принадлежности структурным подразделениям организации.

У этого способа есть следующие преимущества:

·                   Публикация документов представляет собой простую процедуру, которую может выполнять менеджер по качеству. Нет необходимости каждый раз привлекать специалистов из подразделения автоматизации организации;

·                   Для доступа к документам сотрудники используют Интернет-браузер. Соответственно, эксплуатационные расходы на поддержку информационной системы будут минимальными.

Документы находятся в одном месте. Соответственно, менеджер по качеству может легко контролировать использование рабочих версий документов во всей организации независимо от ее размеров или территориальной удаленности сотрудников;

·                   Уведомления о публикации документов рассылаются сотрудникам по электронной почте.

Система публикации документов EQS достаточно просто интегрируется с корпоративными порталами организации. Она также может создавать электронную библиотеку в виде отдельного сайта.