Поддержка целостности и непротиворечивости системы документов

Основу системы документов СМК составляют описания процессов СМК. Описания процессов создаются на основе IDEF0-моделей. В рамках IDEF0-модели определяются функции, из которых состоит процесс. Для каждой функции указываются документы, связанные с ней.

Например, процесс закупок (рис. 4 ) включает следующие функции:

·        выбирать поставщиков;

·        планировать закупки;

·        закупать комплектующие;

·        проводить входной контроль;

·        оценивать поставщиков.

Правила выполнения процесса закупок представлены в документе «СМК-4-031. Процедура закупок». Этот документ представлен в модели в виде дуги управления. Наименование дуги является ссылкой на документ, который хранится в системе управления документацией.

В результате выполнения функции «оценивать поставщиков» должны производиться записи. Эти записи размещаются по адресу, указанному в ссылке. Исполнителями процесса являются отдел снабжения и склад. По соответствующим ссылкам мы можем получить должностные инструкции сотрудников отдела снабжения и склада.

На основании IDEF0-модели создается документ – паспорт (спецификация процесса). Этот документ содержит описание процесса, а также автоматически будет содержать ссылки на все документы, указанные в IDEF0-модели. Таким образом, модель процесса обеспечивает целостность системы документов посредством указания связей между процессом и документами, относящимися к процессу.

Рис. 4 Описание процесса закупок как IDEF0-модели с помощью IDEF0.EMTool

Система EQS.EMTool работает под управлением операционной системы Windows и включает в свой состав сервер и приложения клиента. В качестве сервера могут также использоваться СУБД: MS SQL Server, MS Access, MySQL и ряд других.

Количество документов в системе не ограничено и зависит только от технических характеристик аппаратного обеспечения.

Система поддерживает наиболее распространенные форматы документов и медиа: MS Office, MS Visio, Adobe Acrobat, и.т.д. Практически любой формат файла, который поддерживается на компьютере  сотрудника, может быть интегрирован в систему.

В системе обеспечена многоязыковая поддержка. В зависимости от потребностей пользователь может работать на русском, английском, немецком языках.

Система легко устанавливается и настраивается. Эта задача может быть решена менеджером по качеству самостоятельно, без привлечения специалистов подразделения автоматизации организации.

Заключение

Документация СМК является источником потенциальных потерь качества, которые могут возникнуть по следующим причинам:

·        неполноты информации;

·        недоступности нужной информации;

·        ошибок или несоответствий (противоречий) в информации.

Внедрение информационной системы управления документацией СМК , интегрированной с системой описания сети процессов, следует рассматривать как результативное и эффективное предупреждающее действие для предотвращения перечисленных потенциальных несоответствий.

ЛИТЕРАТУРА

1.    П.С. Серенков, В.Л. Соломахо, В.А. Нифагин, А.А. Минова Концепция инфраструктуры стандартизации как базы знаний на основе онтологий. //В журнале «Новости. Стандартизация и сертификация». № 5, 2004 г., Мн., БелГИСС., с. 25 – 29 с.

2. ТК РБ 4.2-Р-05-2002. Методика и порядок работ по определению, классификации и идентификации процессов. Описание процессов на базе методологии IDEF0.- Методические рекомендации. НТК по стандартизации «Управление качеством» Госстандарта РБ. 2001. –45 c.