Введение

Сегодня стала достаточно банальной фраза о том, что документация играет фундаментальную роль в системе менеджмента качества (СМК). Правда, часто в эту фразу вкладывают различный смысл. Наиболее традиционный взгляд на документацию реализуется через призму раздела 4.2 СТБ ИСО 9001-2001, где определен состав документации СМК.

Реально для полноценной СМК каждое требование стандарта, так или иначе, связано с одним или несколькими документам. Документы охватывают все процессы СМК организации: процессы жизненного цикла, менеджмента ресурсов, измерения, анализа и улучшения, а также непосредственно процессы планирования, анализа и улучшения самой СМК. При выполнении различных процессов, относящихся к СМК организации, менеджер по качеству имеет дело с процедурами, инструкциями, планами, записями результатов процесса. С документами СМК в организации работают не только менеджеры по качеству, а, практически, все сотрудники, начиная с директора и заканчивая кладовщиком.

Практика показывает, что в средней по размеру организации действует 30-40 процедур и инструкций, 20-30 видов записей и столько же видов планов, 10-20 описаний процессов, не менее 10 внешних нормативных документов (иногда их может быть и больше 100). Другими словами, документация СМК является сложной по составу и большой по количеству документов.

Поэтому задачу управление документацией следует рассматривать как стратегическую задачу организации, к решению которой следует относиться, руководствуясь теми же классическими принципами менеджмента, которые положены в основу менеджмента качества. И среди них ключевые – процессный и системный подходы.

Документы СМК и процессный подход

Среди общего количества документов СМК более 80% составляют документы, которые, так или иначе, связанны с процессами организации: процедуры, должностные инструкции, планы, записи.

Для примера рассмотрим процесс менеджмента персоналом, точнее, ту его часть, которая относится к управлению компетентностью и подготовкой персонала, требования к которому представлены в п. 6.2.2 СТБ ИСО 9001-2001:

«Организация должна:

а) определять необходимую компетентность персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции;

б) обеспечивать подготовку или предпринимать другие действия с целью удовлетворения этих потребностей;

в) оценивать результативность предпринятых мер.

В тексте приведенных требований прямо не упоминается ни один документ. С другой стороны, реализация требования предполагает выполнение определенных действий, в том числе:

· Оценку квалификации персонала;

· Определение несоответствий в компетенции и потребностей в устранении этих несоответствий;

· Организацию и проведение обучения (как способа устранения несоответствий в компетенции);

· Оценку результативности обучения персонала.

Каждое из перечисленных действий должно соответствующим образом планироваться; результаты предпринятых действий должны фиксироваться в виде соответствующих записей.

Перечень документов, относящихся к процессу управления компетенцией персонала, может включать следующие документы:

· Квалификационные требования по сотрудникам;

· Критерии оценки компетентности персонала;

· Записи по результатам аттестации персонала;

· Несоответствия компетентности сотрудников;

· Программа обучения персонала;

· Планы и спецификации обучения по отдельным темам и группам сотрудников;

· Записи результатов обучения;

· Записи анализа результативности обучения.

В случае необходимости к этому перечню можно добавить:

· Описание процесса управления компетенцией персонала,

· Процедуры процесса;

· Должностные инструкции начальника отдела кадров, начальника учебного центра и менеджера по качеству, ответственного за управление документацией.

Существенным свойством документов, относящихся к процессу, является наличие взаимосвязей между ними.

В рассмотренном выше примере документ «несоответствия компетентности персонала» связан с документами «квалификационные требования» и «результаты аттестации персонала». Характер этой связи определяется процессом управления компетентностью: на основе квалификационных требований проводится аттестация персонала, по результатам которой определяются несоответствия компетентности.

Пред. - След. »