Концепция современной инфраструктуры управления документацией системы менеджмента качества
Оглавление
Концепция современной инфраструктуры управления документацией системы менеджмента качества
Страница 2
Страница 3
Страница 4
Страница 5

Документы СМК и системный подход

Наличие взаимосвязей между документами предопределяет необходимость рассматривать документы СМК как систему документов. Системный подход накладывает дополнительные ограничения на управление документацией СМК. Эти ограничения, проявляются на различных стадиях жизненного цикла документа в организации:

·        при создании документа необходимо его «увязать» с другими документами СМК;

·        при использовании документа необходимо постоянно иметь доступ к другим документам, на которые этот документ ссылается;

·        при редактировании документа (создании новой версии), необходимо проверять его непротиворечивость с другими документами;

В соответствии с системным подходом менеджеры по качеству, ответственные за документацию в подразделениях, а также разработчики документов и владельцы процессов должны решать задачи по обеспечению целостности и непротиворечивости системы документов СМК.

Очевидно, что решать эти задачи эффективно на базе традиционной инфраструктуры документооборота «вручную» сегодня достаточно проблематично. Причем настолько, что менеджмент качества зачастую сводится к «обслуживанию» системы документации. Проблема усугубляется достаточно высокими темпами роста организационного, технического, информационного и др. уровней предприятия, что естественно ведет к усложнению документооборота. В свою очередь, последнее связано с необходимостью быстрого реагирования на изменение конъюнктуры рынка, переориентации на производство новых видов продукции или новых требований к ней, быстрой корректировки структуры организации, материальных, финансовых, информационных потоков.

Мы уже поднимали проблему отставания инфраструктуры стандартизации от динамики роста ее организационной сложности, значимости [1]. Очевидно, что несовершенство инфраструктуры стандартизации можно преодолеть только с помощью тотального использования информационных технологий.

Сегодня в широком ассортименте предлагаются «электронные системы документооборота» в виде систем управления базами данных на различных платформах. Однозначно, что автоматизация стандартизации в разрезе «документооборота» снимает ряд вышеназванных проблем. Этому есть много впечатляющих примеров. Мало того, стало обыденным использовать системы управления базами данных в финансовом менеджменте, управлении складами, управлением конструкторской и технологической документацией и т.п.

Тем не менее, следует отметить, что в системах менеджмента качества системы управления документацией приживаются достаточно слабо. В чем причина?

Во-первых, нет жестких правил в отношении структуры, содержания оформления, введения в действие и последующего сопровождения документов СМК. Действительно, СМК внедряются и сертифицируются на добровольной основе. Аудит СМК носит не фискальный характер, а скорее характер «лояльного для организации корректирования» системы с позиций потенциальных ее возможностей выполнять требования потребителя.

Во-вторых, предлагаемые универсальные системы управления документооборотом подспудно рассматриваются менеджерами по качеству как еще одна новая задача, которую надо начинать с нуля. Стоит ли вкладывать ресурсы и начинать новую задачу, когда хватает других задач, требующих решения здесь и сейчас. Тем более, что совершенно не очевиден эффект от внедрения электронного документооборота.

При разработке методики описания процессов СМК на базе методологии IDEF0 мы акцентировали внимание менеджеров по качеству на то, что разработанная методика описания сети процессов, создает основу для внедрения CALS – технологий и предпосылки для развития эффективной деятельности в области качества [2]. То есть, что это только первый этап «сквозного» менеджмента качества, который является системообразующим звеном в циклической деятельности в области качества. Системообразующим в том смысле, что все подсистемы СМК, в том числе подсистема управления документацией, должны строиться на базе построенной модели сети процессов. Это является ключевым элементом принципа «процессного подхода».

Отсутствие именно этой жесткой связки «описание сети процессов – система документооборота СМК» до сих пор не сделало внедрение электронного документооборот массовым, не смотря на массовый характер появления сертифицированных СМК.

Для «органичного» внедрения систем электронного документооборота в инфраструктуру СМК были сформулированы требования и разработан эффективный инструмент управления документацией СМК с учетом требований СТБ ИСО 9001-2001, а также наработанной практики организаций Республики Беларусь и стран ближнего и дальнего зарубежья, получивший название EQS.EMTool.



 
« Пред.   След. »
Пользователей: 311
Новостей: 663
Ссылок: 0